Svi ugovori kojima se vrši promet nepokretnosti moraju biti zaključeni u formi javnobeležnički potvrđene (solemnizovane) isprave, odnosno, u određenim slučajevima predviđenim zakonom - u formi javnobeležničkog zapisa.
Javnobeležnički potvrđena (solemnizovana) isprava je isprava koja je pripremljena od strane advokata ili samih učesnika u pravnom poslu, koju je javni beležnik potvrdio. Prilikom potvrđivanja isprave o pravnom poslu, javni beležnik ispituje da li stranke imaju pravnu i poslovnu sposobnost koja se traži za preduzimanje tog posla i da li su ovlašćene da preduzmu pravni posao. Takođe, javni beležnik je dužan da objasni strankama smisao pravnog posla, da im ukaže na njegove posledice i da ispita da li je pravni posao dozvoljen, odnosno da utvrdi da nije u suprotnosti sa prinudnim propisima, javnim poretkom i dobrim običajima. Solemnizacionom klauzulom javni beležnik potvrđuje da je strankama u njegovom prisustvu pročitana isprava, da su one izjavile da ta isprava u svemu i potpuno odgovara njihovoj volji i da su je svojeručno potpisale. Potvrđivanjem, isprave dobijaju karakter javne isprave.
U obliku javnobeležnički potvrđene (solemnizovane) isprave, pored ugovora o prometu nepokretnosti, zaključuju se i ugovori o hipoteci i založne izjave, ukoliko ne predstavljaju izvršnu ispravu i ukoliko se na osnovu njih ne može sprovesti vansudski postupak namirenja, kao i ugovori kojima se zasnivaju stvarne i lične službenosti, nasledničke izjave i slično.
Javnobeležnički zapis je isprava o pravnom poslu koja je u celosti sačinjena od strane javnog beležnika. U formi javnobeležničkog zapisa obavezno se zaključuju ugovori o raspolaganju nepokretnostima poslovno nesposobnih lica, sporazumi o zakonskom izdržavanju, te ugovor o hipoteci i založna izjava koji su sačinjeni u skladu sa odredbama Zakona o hipoteci koje uređuju vansudski postupak namirenja i koji predstavljaju izvršnu ispravu.
Pravni posao koji ne bi bio zaključen u zakonom predviđenoj formi ne proizvodi pravna dejstva (na primer - ugovor o poklonu nepokretnosti na kome su se stranke svojeručno potpisale, a koji nije potvrđen od strane javnog beležnika - ne proizvodi pravno dejstvo)
Pravne usluge koje pružaju javni beležnici ne završavaju se potvrđivanjem ili sačinjavanjem ugovora kojim se vrši promet nepokretnosti. Naime, nakon sačinjavanja ili potvrđivanja isprave koja dovodi do promene u registru nepokretnosti (kupoprodaja, poklon, razmena deoba...) javni beležnik, najkasnije u roku od 24 sata istu dostavlja elektronskim putem registru nepokretnosti. Značaj ovog postupka za same stranke je ogroman – dvostruke prodaje nepokretnosti (koje nisu bile retkost) ili prevare su praktično nemoguće. Takođe, javni beležnici za sve građane čija poreska obaveza u vezi prometa, poklona ili nasleđivanja nepokretnosti nastaje kod javnog beležnika, elektronski dostavljaju ispravu ili odluku, izjašnjenja i podatke od značaja za utvrđivanje poreske obaveze Poreskoj upravi i organima lokalne poreske administracije, koji po službenoj dužnosti utvrđuju poresku obavezu.
Javni beležnik kao poverenik suda (postupci za raspravljanje zaostavštine)
Sud može javnom beležniku poveriti sprovođenje postupka ili preduzimanje pojedinih vanparničnih radnji pod uslovima koji su predviđeni zakonom koji uređuje taj postupak. U najvećem broju slučajeva javni beležnici kao poverenici suda su nadležni za vođenje postupaka za raspravljanje zaostavštine. U slučaju da je vođenje postupka za raspravljanje zaostavštine povereno javnom beležniku, javni beležnik ima ovlašćenja koja ima i sudija osnovnog suda, za preduzimanje svih radnji u postupku i donošenje svih odluka, osim odluka za koje je zakonom propisano da ih donosi isključivo sud. U postupku za raspravljanje zaostavštine, utvrđuje se ko su naslednici, šta ulazi u sastav zaostavštine, te koja još prava iz zaostavštine pripadaju naslednicima, legatarima i drugim licima.
Sačinjavanje i opoziv zaveštanja (testamenta)
Zakon o nasleđivanju poznaje više formi zaveštanja, između ostalog i javnobeležničko zaveštanje, koje sačinjava javni beležnik u obliku javnobeležničkog zapisa.
Svakako je velika prednost ove forme zaveštanja u činjenici da javni beležnik, kao stručnjak iz oblasti prava, pri sačinjavanju zaveštanja zaveštaoca poučava o pravnim posledicama zaveštajnog raspolaganja i na jedan nesumnjiv način utvrđuje njegovu poslednju volju, čime se svakako, a imajući u vidu i strogost forme javnobeležničkog zapisa, smanjuju mogućnosti kasnijeg osporavanja ili pogrešnog tumačenja zaveštanja u celosti ili njegovih pojedinih odredbi.
Takođe, javni beležnik odmah nakon sačinjavanja zaveštanja unosi činjenicu o postojanju zaveštanja u poseban elektronski registar sačinjenih javnobeležničkih zaveštanja koji vodi Javnobeležnička komora Srbije. Na taj način je praktično isključena mogućnost da činjenica postojanja zaveštanja ostane nepoznata, a nesumnjivo se može utvrditi i činjenica postojanja i vremena sačinjavanja zaveštanja.
Naslednopravni ugovori
Zakon o nasleđivanju poznaje dve vrste ugovora u naslednom pravu – ugovor o ustupanju i raspodeli imovine za života i ugovor o doživotnom izdržavanju.
Ugovorom o ustupanju i raspodeli imovine za života lice svojim potomcima ustupa i raspodeljuje svoju imovinu.Ovaj ugovor je punovažan samo ako su se sa ustupanjem i raspodelom saglasili svi ustupiočevi potomci koji će po zakonu biti pozvani da ga naslede. Ugovor mora biti zaključen u obliku javnobeležnički potvrđene (solemnizovane) isprave, a prilikom potvrđivanja (solemnizacije) ugovora javni beležnik je dužan da ugovornike naročito upozori na to da ustupljena imovina ne ulazi u ustupiočevu zaostavštinu i da se njome ne mogu namiriti njegovi nužni naslednici, o čemu stavlja napomenu u klauzuli o potvrđivanju.
Ugovorom o doživotnom izdržavanju obavezuje se primalac izdržavanja da se posle njegove smrti na davaoca izdržavanja prenese svojina tačno određenih stvari ili kakva druga prava, a davalac izdržavanja se obavezuje da ga, kao naknadu za to, izdržava i da se brine o njemu do kraja njegovog života i da ga posle smrti sahrani. Primalac izdržavanja ugovorom može obuhvatiti samo stvari ili prava postojeća u trenutku zaključenja ugovora. I ovaj ugovor mora biti zaključen u obliku javnobeležnički potvrđene (solemnizovane) isprave, a prilikom potvrđivanja (solemnizacije) ugovora javni beležnik je dužan da ugovornike naročito upozori na to da imovina koja je predmet ugovora ne ulazi u zaostavštinu primaoca izdržavanja i da se njome ne mogu namiriti njegovi nužni naslednici, o čemu stavlja napomenu u klauzuli o potvrđivanju.
Overom potpisa, javni beležnik, odnosno druga lica zaposlena u javnobeležničkoj kancelariji koja su zakonom ovlašćena za vršenje radnji overe potpisa samo potvrđuju da je stranka u prisustvu javnog beležnika ili drugog ovlašćenog lica svojeručno potpisala ispravu ili stavila svoj rukoznak na ispravu, odnosno da je potpis ili rukoznak koji je već na ispravi priznala kao svoj.
Za razliku od javnobeležnički potvrđene isprave i javnobeležničkog zapisa javni beležnik kod overe potpisa ne odgovara za sadržinu isprave na kojoj se potpis overava.Takođe, javni beležnik ne ispituje pravnu i/ili sadržajnu valjanost isprave, već samo potvrđuje činjenicu da je određeno lice pred njim potpisalo ispravu ili priznalo potpis ili rukoznak na ispravi.
Overavanjem prepisa javni beležnik potvrđuje da je prepis određene isprave podudaran sa izvornikom ili overenim prepisom isprave.
Overavanjem kopije javni beležnik potvrđuje da je kopija određene isprave istovetna s kopiranom ispravom.
Pored sudskog depozita, stranke mogu predati i javnom beležniku na čuvanje gotov novac, hartije od vrednosti, spise, rukopise, umetničke predmete, nakit, dragocenosti i druge predmete čije deponovanje nije zabranjeno zakonom. Nakon što primi predmet na čuvanje, javni beležnik će deponentu izdati javnobeležničku potvrdu o depozitu.